+38 (057) 781-12-60
+38 (095) 479-79-09

Как учитывать расходы на поиск персонала

Сейчас в компаниях постоянный поиск новых кадров — обычная ситуация. Поиск персонала, осуществляемый с помощью объявлений, опубликованных в средствах массовой информации (СМИ), позволяет обеспечить хороший выбор, он эффективен при наборе специалистов среднего и низшего звена. Но он достаточно трудоемкий, поскольку с каждым из соискателей необходимо работать индивидуально и тратить много времени на собеседования.

Часто соискателей подбирают профессионалы — рекрутинговые агентства, услуги которых обходятся работодателям в немалую сумму. Поиск соискателей осуществляется по нескольким критериям, учитывающим не только профессию и квалификацию кандидата, но и корпоративную культуру компании. Особенно эффективен поиск через такие агентства специалистов высшего звена, руководителей высшей квалификации.

В связи с тем, что оплата данных услуг обходится в немалую сумму, то естественным желанием работодателя является отнесение данной суммы в состав расходов в налоговом учете.

Согласно нормам подпункта 14.1.27 Налогового кодекса (НК) расходы — сумма любых расходов в денежной, материальной или нематериальной форме, осуществляемых для осуществления хозяйственной деятельности налогоплательщика, в результате которых происходит уменьшение экономических выгод в виде выбытия активов или увеличения обязательств, вследствие чего происходит уменьшение собственного капитала (кроме изменений капитала за счет его изъятия или распределения владельцем).

Расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных нормами подпункта 138.2 НК.

То есть, потраченные компанией средства, связанные с поиском персонала, подтвержденные соответствующими документами, учитываются в составе прочих расходов в соответствии с нормами подпункта 138.12.1 НК.

Для того чтобы иметь возможность включить данные расходы в состав расходов для целей налогообложения, работодателю необходимо соблюсти ряд условий, которые мы и рассмотрим ниже.

Прежде всего руководитель компании своим распоряжением (приказом) определяет перечень мероприятий, цель которых — поиск персонала (заключение соглашения с рекрутинговым агентством, публикация объявления в СМИ, проведение конкурсов и т. п.), а также назначает ответственного за это. Приказ должен содержать перечень мероприятий, которые необходимо осуществить для подбора персонала «с целью обеспечения хозяйственной деятельности трудовыми ресурсами в соответствии со штатным расписанием…».

Затем между работодателем-заказчиком и рекрутинговым агентством или СМИ заключается письменный договор об оказании услуг (выполнении работ). В договоре целесообразно учесть, что «поиск персонала преследует цель обеспечить компанию трудовыми ресурсами для проведения хозяйственной деятельности».

Бывают случаи, когда договор с рекрутинговым агентством содержит условие об оплате его услуг, даже если предоставленный кандидат не принят на работу (а такое условие встречается довольно часто), у заказчика при проверке контролирующими органами могут возникнуть проблемы с учетом расходов в целях налогообложения прибыли. Во избежание такой ситуации можно в договоре указать, что агентство предоставляет не только услуги по поиску персонала, но и информационные (предоставляет сведения об имеющихся кандидатах) и консультационные (например, предварительное тестирование соискателей).

Обращаем внимание, что условиями договоров иногда предусматривается возможность «бесплатного поиска» нового специалиста для заказчика, если в течение указанного срока такой специалист был уволен заказчиком или не прошел испытательный срок. Подобная формулировка может быть расценена при проверке контролирующими органами как бесплатное предоставление услуг с соответствующим начислением дохода.

Избежать этого можно, включив такую формулировку в договор, например: «В стоимость вознаграждения рекрутингового агентства также включена стоимость подбора аналитической информации по рынку труда, консультации по кадровому менеджменту. Расходы на замену работника, не прошедшего испытательный срок, включены в стоимость вознаграждения агентства».

Документом, подтверждающим факт оказания услуг (выполнения работ) по договору по поиску персонала, является акт выполненных работ (предоставленных услуг), подписанный и заверенный печатями обеих сторон договора. В соответствии с предметом договора возможны варианты составления актов выполненных работ:

• Если агентством был подобран нужный работодателю персонал, то составляется акт, в котором указывается, что данные услуги привели к непосредственному трудоустройству определенного специалиста.

• Если предметом договора был отбор определенного количества возможных кандидатов на вакансии, то в акте необходимо указать имена и фамилии отобранных кандидатов.

• Возможен вариант, когда по независящим от рекрутингового агентства работодателя не удовлетворили найденные кандидаты или за период поиска и переговоров, осуществляемых агентством, нужный персонал был найден работодателем самостоятельно. Тогда целесообразно в акте подробно описать все выполненные услуги и дать перечень фамилий кандидатов, резюме которых рассматривалось, и с которыми проводились собеседования.

При публикации объявления в периодических изданиях, кроме указанных выше документов, для подтверждения факта оказанных услуг необходимо наличие копии или оригинала той части издания, в которой было опубликовано объявление. При размещении объявления на радио или телевидении целесообразно иметь эфирную справку с указанием количества и даты выходов в эфир.

Также бывают ситуации, когда при наличии в штате специалистов по поиску персонала компании обращаются к услугам рекрутинговых агентств и СМИ. Возможности, которые есть у последних, явно превосходят возможности собственного кадрового менеджмента. Чтобы избежать осложнений в ходе налоговых проверок, можно порекомендовать описать обязанности специалистов кадровой службы в должностных инструкциях таким образом, чтобы их функции не дублировали услуги рекрутинговых агентств. Например, в функции менеджера по поиску персонала входит тестирование кандидатов, обратившихся непосредственно в компанию, размещение объявлений в периодической печати.

Что касается налогового кредита по НДС, то, в соответствии с нормами подпунктов 198.1 и 198.3 НК, компания может включить в состав налоговый кредит отчетного периода суммы налогов, начисленных (оплаченных), в связи с приобретением или изготовлением товаров и услуг, с целью их последующего использования в облагаемых налогом операциях в пределах хозяйственной деятельности плательщика налога. При этом основанием для включения сумм НДС в налоговый кредит является налоговая накладная, оформленная в соответствии с нормами статьи 201 НК.

Таким образом, при условии корректного оформления приведенных выше документов, компания имеет право на отнесение расходов на поиск персонала в состав расходов для целей налогообложения налогом на прибыль, а сумм входящего НДС в налоговый кредит.

В регистрах бухгалтерского учета расходы по поиску персонала, отражаются в составе административных расходов. Для учета таких расходов используется бухгалтерский счет 92 «Административные расходы».

И напоследок следует отметить, что если же предстоит добиваться справедливости в суде, акцентировать внимание необходимо прежде всего на отсутствии в НК ограничений по признанию затрат на поиск персонала.